Un frein très concret que tout le monde connaît
Vous avez déjà hésité à créer un compte supplémentaire dans un outil SaaS parce que ça allait "encore augmenter la facture" ? Vous avez partagé un mot de passe avec un prestataire plutôt que de lui créer un vrai accès ? Vous avez renoncé à donner un accès à un bénévole ou à un partenaire occasionnel ? Ce comportement de rationalisation est universel et il crée des problèmes de sécurité et de collaboration évitables.
Avec les SaaS classiques
- Chaque compte coûte 5 à 12 €/mois → on limite le nombre d'utilisateurs
- On partage des accès à plusieurs → mauvaise pratique de sécurité
- Le prestataire externe reçoit le mot de passe d'un vrai compte → risque
- Les bénévoles et membres de CA n'ont souvent pas de compte dédié
- Les comptes sont désactivés pour "économiser" même temporairement
- La facturation explose dès que l'équipe grandit
✓ Avec Nextcloud
- Chaque personne a son compte propre, quel que soit leur rôle
- Les accès sont différenciés : chacun voit ce qui le concerne
- Un partenaire reçoit un compte avec accès limité au nécessaire
- Les bénévoles, membres du CA, adhérents — tout le monde peut avoir un compte
- Les comptes inactifs ne coûtent rien → pas de tentation de les supprimer
- La facture n'augmente pas quand vous ajoutez des utilisateurs
1 Des profils très différents peuvent avoir un compte
Partenaire régulier
Accès au dossier partagé qui le concerne, à Talk pour les échanges, aux documents à signer — sans accès au reste.
Exemples : expert-comptable, graphiste, avocat
Membre du CA, Associé extérieur
Accès aux PV, au budget, à l'agenda du CA et à la messagerie interne — distinct des accès salariés.
Exemples : trésorier, vice-président, secrétaire
Prestataire ponctuel
Accès temporaire à un dossier de projet, révoqué proprement à la fin de la mission sans bricolage.
Exemples : développeur, consultant, stagiaire
Bénévole actif
Accès aux procédures, au planning, aux outils de coordination — sans voir les données RH ou financières.
Exemples : animateurs, référents permanences
2 Ce que vous pouvez contrôler par compte
- Quels dossiers de fichiers sont accessibles (lecture seule ou écriture)
- Accès à quelles applications (Talk, Calendar, Deck, Collectives…)
- Quota de stockage individuel (ex. : 1 Go pour un bénévole, 10 Go pour un salarié)
- Durée d'accès : un compte peut être activé/désactivé sans être supprimé
- Appartenance à des groupes (ex. : groupe "CA", groupe "Bénévoles", groupe "Salariés")
3 Ce que vous y gagnez
Économies réelles
Votre budget reste fixe, quel que soit le nombre
Meilleure sécurité
Chacun son compte, fini les accès partagés
Granularité fine
Chaque compte a les droits dont il a besoin
Scalabilité libre
Créez des comptes sans penser à la facture
ézéo vous accompagne
Créer des comptes, gérer les groupes et les droits, définir les quotas : ce sont des actions simples une fois qu'on sait où chercher. ézéo forme la personne qui administre votre Nextcloud pour qu'elle soit autonome sur ces tâches au quotidien, sans avoir besoin de faire appel à un prestataire à chaque changement.
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