Dans beaucoup de structures, certains documents internes nécessitent un accusé de validation : la charte informatique que le nouvel arrivant doit accepter, la note de frais validée par le responsable, le compte-rendu de réunion approuvé par les participants. Sans outil dédié, tout ça passe par des emails que personne ne retrouve six mois plus tard. LibreSign apporte une trace horodatée, centralisée dans Nextcloud.
1 Comment ça fonctionne
- Déposez le document PDF dans Nextcloud et demandez une ou plusieurs signatures
- Indiquez les signataires (nom + email) et positionnez les zones de signature dans le document
- Chaque signataire reçoit un email avec un lien pour signer en ligne, sans créer de compte
- Le document signé est archivé automatiquement dans Nextcloud avec horodatage
- Vous suivez en temps réel l'état de chaque signature : envoyé, ouvert, signé
2 Cas d'usage typiques en interne
- Charte informatique ou charte de bonne conduite à faire signer aux nouveaux arrivants
- Note de frais ou demande d'achat à valider par un responsable
- Compte-rendu de réunion ou relevé de décisions approuvé par les participants
- Règlement intérieur mis à jour à faire accepter à l'ensemble de l'équipe
- Tout document interne pour lequel vous avez besoin d'une trace de validation
3 Ce que vous y gagnez
LibreSign produit une signature électronique simple, adaptée aux validations internes et aux documents à faible enjeu juridique. Pour des contrats engageants (prestations, embauches, actes commerciaux), une solution certifiée eIDAS de niveau avancé ou qualifié reste recommandée. En cas de doute, rapprochez-vous d'un juriste.
ézéo vous accompagne
Mettre en place un circuit de validation interne, c'est avant tout une question d'organisation. ézéo vous aide à identifier quels documents gagnent à passer par ce processus, à définir qui valide quoi, et à former un référent qui pourra ensuite accompagner ses collègues et faire vivre la pratique dans la durée.
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